地鐵高速發展中知識管理應用的思考

摘 要 知識管理的價值是運用集體的智慧。重組和優化組織機構和業務流程，規范工作程序提高員工工作能力和工作效率，以實現企業戰略目標，促進企業的發展。企業知識管理實施應與企業的戰略目標相一致，以切實可行的措施，提高工作質量和效率，增強企業的市場競爭力。滿足企業持續發展的需要。
關鍵詞 知識知識管理創新

根據我國地鐵事業的發展狀況和企業持續發展的需求，提高企業管理效率，加強企業后勁，保持企業持續發展，倡議地鐵設計單位、建設單位、建設管理單位和地鐵管理運營單位應重視知識管理的應用和實踐。知識管理是以人為中心，以信息為基礎，以知識創新為目標，將知識看作是一種可開發資源的管理思想；是協助企業組織和個人圍繞各種來源的知識內容，利用信息技術，實現知識的生產、分享、應用和創新，并在企業個人、組織、業務目標以及經濟績效等諸個方面形成知識優勢和產生價值的過程。

1 結合地鐵高速發展聯想的問題
隨著全國各城市地鐵的不斷建成通車和后續地鐵建設項目的快速推進，與地鐵建設密切相關的知識應用面臨著兩個問題：
(1)如何把已有的建設、運營經驗和知識應用到工作中，提高工作效率，減少錯誤重犯的機率。
(2)如何使員工在擁有工作經驗的基礎上，積極創新，推動企業的技術進步。
知識管理是解決上述問題的最佳辦法。知識管理是將人、流程、信息技術進行有機結合的管理手段和過程，是對知識加以有效識別、獲取、開發、儲存和傳遞。通過對圖紙和設計要求的標準化、流程的規范化以及知識的共享、交流和創新，可改進和提高個人、部門和企業的創新能力、響應能力和技能素質，從而可高效地推進地鐵的建設，更新的設計理念。在工程技術方面可有效應用知識管理，在運營、物業開發、企業建設等方面同樣可以發揮知識管理的作用，最終全面提高企業的市場競爭力和企業的可持續發展。
企業實施知識管理的思路
實現知識管理不僅需要IT系統的支撐，更需要領導層的支持和全體員工對知識管理的良好認知。有了這樣的思想基礎，才能在企業中形成知識交流的氣氛，有效推動知識管理的實施。實施過程需結合企業的戰略目標認真策劃知識管理的總體計劃和目標，以確保知識價值與企業價值的一致性。
知識管理是一個由思想到行動、由局部到全局的過程。不同的知識管理方案可形成對企業不同類型知識的管理，最后構成一個比較完善和全面的企業知識管理結構。整個系統的建設需要一定的周期，宜分階段實施，系統的實施可以分三個階段進行：
(1)注重業務工作中的信息和知識需求，圍繞目前業務急需或效益明顯的需求，充分挖掘企業現有信息系統的潛力，力求作少量的硬件補充和必要的軟件修改，提高工作效率以及方便員工進行知識交流，形成初步的工程管理平臺和知識交流共享平臺。
(2)研究工作流程和企業組織架構的重組或調整，圍繞企業的核心業務，設計簡潔高效的業務過程。當然，這一步涉及到組織架構的重大改變，必須非常慎重。
(3)建立功能強大的知識管理系統，將各種不同類型的知識管理技術融合在一起，使集成平臺、知識平臺、辦公平臺和決策平臺共同地充分發揮作用。
為配合這三階段的實現，企業首先應設專題試點研究本企業知識管理的內容和技術路線，獲取經驗后再全面推廣到工程建設和運營中。
知識管理在地鐵建設發展中的作用
從大道理講，知識管理有著其極大的吸引力，而企業在決定實施知識管理之前，要結合實際情況，尋找知識管理對本企業的利益所在和驅動力所在，這對知識管理的推動非常重要。本人認為，對于各地鐵設計單位、建設單位、建設管理單位和地鐵運營單位，知識管理的作用表現在：
(1)地鐵建設項目的快速發展，要求我們能有效管理工程的質量、進度和投資。而知識管理通過快速、準確地收集工程信息，進行知識整合和加快知識流，可縮短工期，有助于提高工程設計質量和速度，有助于招評標工作的規范化和有助于施工進度及質量的控制。
(2)地鐵是個新興的行業，地鐵設計、建設、運營的專業人才奇缺。為保護企業和個人的知識，企業有必要實施知識管理，有效挖掘員工的顯性及隱性知識，整合企業的知識庫，使企業不致因人員流動而出現知識流失。
(3)從持續發展考慮，現在開始實施知識管理，將使企業有豐富的知識庫和快速獲取信息的有效手段，有利于知識的創新。由于新思想新概念的不斷產生和應用，可使企業在同行業中始終名列前茅，達到多快好省的設計和項目建設管理效果、實現高效優質的營運。
(4)經歷了多個地鐵建設、運營項目的實踐，知識管理可為員工提供一個充分交流的平臺，方便企業內各專業、各部門進行相關業務的知識溝通，甚至與同行的企業進行業務交流。這一方面有利于豐富企業的知識庫，另方面有利于加快知識的創新和傳播。
企業當前宜開展的具體的工作
為配合緊張的項目建設工作進行，企業應把能高效處理目前急需業務的知識管理手段列為當務之急，力求以簡單、成熟的、易見成效的方法開始實施知識管理，把工作流程融人到系統流程。
4.1 利用企業現有設計管理系統，規范圖紙和工程藍本的制作、審查、管理和使用。利用辦公自動化系統管理工地的工程進展
將工程中重復使用的必需的文件、圖紙進行統一的標準化，經審核后，作為工作的范本或模塊使用。套用標準模塊或對標準模塊作適量修改引用所需花費的設計時間少、質量高、錯誤少、成本低，設計人員有更多的精力創新設計理念和考慮設計難點。設計審查只需審查模塊引用的條件是否合適以及改進部分是否合理，使審查效率也大大提高。
對項目各階段制作的設計文件要求提供深度一致的范本和格式。確定項目各專業總體設計、初步設計、施工設計階段的范本，在今后的同類項目中各專業參照執行。套用范本使得每個專業的設計深度趨于一致，章節內容規范、全面，從而提高設計質量。
制訂各工點信息上報制度，通過系統填報相關信息表格文件和下達相關指令，使項目管理規范、效率提高。
4.2 利用企業現有的辦公自動化系統，建立專業交流園地，促進知識創新和共享
盡快建立知識社區和交流平臺，方便員工進行信息交流和共享，這樣能大大提高資料的利用率和提高工作效率，更重要的是加速人員學習知識、創造知識和運用知識。通過交流平臺，可將所做的項目方案、體會、案例和成果報告記載進人知識庫，讓大家共享；也可以作方案討論，促進方案的優化。
企業可根據自身的人員結構和業務情況，在現有的系統內建立專業知識交流社區試點。一方面通過必要的手段對那些已有知識進行再造，使其適合分享和傳播，迅速激活沉淀的知識；另方面使各部門的相關專業人員可通過這一環境，快速了解其他員工在做什么，自己是否能夠提供幫助和建議，是否對自己的研究工作有啟發，從而使知識在企業中加快移動和產生效應。試點的經驗將對知識管理系統的全面導入提供有力的支持。
4.3 把知識管理工作提到企業的議事日程，指定專門業務部門負責該工作的策劃和推進
指定部門首先與各業務部門詳細交換意見，對現有的辦公自動化和設計管理系統完善急需功能的設計和門戶設計，保證系統的正常運行。同時強化員工的信息系統培訓，對關鍵用戶需作重點培訓。
為有效推動目前信息系統投人到知識管理工作，人力資源部門應盡快制訂相應的管理和激勵措施，把員工的系統應用情況等作為一項考核內容納入員工的綜合考核中，并對在知識管理活動中表現優異的員工給予特別的獎勵。制訂促進知識管理的激勵措施，包括文化激勵、晉升激勵和金錢激勵等。
企業全面實施知識管理需完成的工作
5.1 企業中高層領導對知識管理工作應重視和參與
對項目的思想與認識是項目成功實施的關鍵因素，需要在項目啟動前后，取得企業高層領導的高度重視和參與，得到企業高層領導的承諾，切實投入與支持項目工作。具體的工作包括：
(1)建立項目領導委員會，項目委員會，項目職能小組，任命合適的項目負責人。實施知識管理必須由企業一、二把手參加項目領導委員會，以得到企業最高層真正強有力的支持，對資源的調配、重大業務流程的重組和組織結構的改變進行決策。
(2)建立知識管理體制，包括知識管理組織體系和知識管理制度。
5.2 建立完善的運行機制
獲得企業高層的參與和支持，可以使知識管理的建設應用行政命令手段促進員工參與到知識管理體系中去；而利用利益驅動的手段，可以促進員工主動參與到知識管理的建設與應用中去。這兩種手段都需要建立完善的運行機制來保障實施。目前較為有效的促進知識創新、共享與應用的機制主要有：創新失敗寬容機制、企業知識分類與標準化制度、企業文檔積累與更新制度、外部知識內化機制、知識寬松交流機制等。我們可以在參照這些機制的基礎上，結合自身企業的實際情況，研究適用的機制。
5.4 建立有利于知識管理的業務流程和組織結構
在計算機和網絡化的基礎上，按照核心業務流程的需要，對企業進行大改組，減少組織層次，從而加強決策層與作業層間信息的直接溝通和有效傳遞。當然，這會涉及許多人的切身利益，必須在條件成熟的時候才能有效實施。在進行流程重組過程，需要外部有經驗的咨詢顧問參與，使流程重新設計具備創新的特點，并減少知識管理系統建設中的風險。
5.5 在規劃企業的人力資源時要有意識地調整員工的專業結構，形成合理的人才體系，使員工的知識結構具有互補性
建立使人才與企業同步發展的合作關系，制定留住人才的管理政策，建立一套制度去激勵員工獲取知識、應用知識和貢獻知識。
5.6 形成學習型組織，使員工的個人知識具衣活力
由于“知識不是到要做的時候才需要學習的，學習了知識才知道在什么時候應該用”，學習型組織是企業進行知識積累、知識應用最有效的組織形態，是企業知識增加的基礎，學習型組織的形成對于企業獲得和保持核心競爭力，具有根本性的意義。
6 企業全面實施知識管理可考慮的具體步驟
(1)收集基本資料。設計調查問卷，對各級主要領導及業務骨干進行廣泛深人的訪談、分析和反饋確認。
(2)流程調查與需求分析。進行業務流程調查與描述，了解目前管理中存在的問題，明晰業務人員需求和管理目標，為業務流程設計與優化奠定基礎。
(3)業務流程重組。基于業務流程現狀描述，確定“關鍵流程”，對流程進行分析診斷，運用先進管理思想設計優化流程。該過程必須謹慎地分兩個途徑推進：現有流程改善和流程改造重組。流程改善是在現有組織結構基本不變的條件下進行，而流程重組則是在流程和組織結構均發生大的變化的條件下進行。
(4)各種基礎數據的準備和安裝前的文檔控制，進行文檔標準化。
(5)采用分模塊實施策略，針對各種業務和功能進行模塊設計及決策支持性模塊設計。
(6)貫徹持續的培訓。對企業知識管理加強理念和系統培訓，包括對項目工作組的培訓、對軟件功能操作的培訓、對新流程運行的培訓，對數據分析的培訓、對管理監控與持續改善的培訓。
(7)定期進行數據驗證和總結。明晰新流程，熟練操作技巧，保證安全穩鍵。流程重新設計后需選擇試點和分階段實施，分階段驗收，以控制項目風險。對各階段目標成果予以確定，總結與改進，穩扎穩打、不斷推進。
(8)關注最終目標的實現。建立績效監控，規范總監會議，建立管理評價指標體系，不斷自我改善。
(9)周期性運行審查。企業設立改進小組，負責應用流程的調整優化，改善應用效果，提高分析水平，并輔助管理評價，溝通最新的發展。
(10)維護與升級，對企業的應用效果和優化需求要有快速動態響應，隨時升級更新系統。
7 企業實施知識管理需重視的幾個方面
(1)領導和員工需首先樹立正確的知識管理理念，需邀請知識管理專業咨詢公司進行知識管理理念培訓。
(2)知識管理實施需要人力資源部門、業務部門以及信息部門的參與，且應由業務部門牽頭，企業高層領導專人負責。
(3)知識管理必須與企業目標和業務融合。
(4)知識管理必須分步實施，系統的選擇需審慎和適用。
8 結論
要使企業能持續健康地發展，在激烈的市場競爭中保持強大的競爭力，企業應以高效的管理手段貫穿于各項管理中，包括以新型的知識管理逐步代替傳統的企業管理。規范工作程序和知識的高效利用將極大提高我們的工作能力、質量和效率，直接推動企業目標的實現，促進企業的發展。
知識管理的實施需要各級領導和員工的大力支持和積極參與，可新建或利用企業現有硬件條件，適時適度地開始知識管理系統的建設，發揮知識管理系統作用。

參考文獻
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[2]夏敬華，金昕．知識管理．機械工業出版社，2003.4
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