湖南省邵陽至懷化高速公路
竣工資料編制管理實施細則
湖南省公路學會
湖南省TRANBBS交通科學研究院
二ОО四年五月
目 錄
1 總 則... 2
1.1 目的意義... 2
1.2 竣工資料編制管理依據... 2
1.3 竣工資料的定義... 3
1.4 編制管理總要求... 3
2 保證體系... 4
2.1 組織機構... 4
2.2 組織管理機構的主要職責... 4
2.3 竣工資料收集編制管理人員的要求... 7
2.4 人員培訓... 8
2.5 竣工資料管理工作程序... 8
3 竣工資料內容框架及分工... 9
3.1 竣工資料內容框架... 9
3.2 竣工資料收集編制分工... 10
4 準備工作... 13
4.1 人員配備及素質要求... 13
4.2 單位、分部、分項工程的劃分... 13
4.3 建立計量臺賬... 13
4.4 擬定計劃... 14
4.5 第一次報送資料內容... 14
5 竣工資料收集編制的具體要求... 15
5.1 格式要求... 15
5.2 竣工資料的收集提供... 17
5.3 竣工資料的報送... 17
5.4 竣工資料的整理... 18
6 動態管理及信息應用... 22
7 竣工資料編制管理的監督和檢查... 23
7.1 竣工資料形成過程中的管理... 23
7.2 竣工資料檢查的內容... 23
7.3 竣工文件質量控制方法... 24
8 竣工資料的驗收和移交... 24
9 附 則... 24
1 總 則
1.1 目的意義
竣工資料是工程建設的真實記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及設備養護、維修的依據，是改建、擴建和實施質量保修的重要憑證，對建設單位、使用單位日后進行運營管理有著重要作用，同時，竣工資料凝聚著工程建設人員的智慧、心血和汗水，是TRANBBS施工TRANBBS技術、管理經驗和科研成果的總結，是質量終身制可追溯的文字體現。竣工資料收集編制管理工作既是邵懷高速公路建設項目的基礎工作，也是我省交通系統檔案事業的組成部分。因此，為了加強邵懷高速公路竣工資料編制管理和利用工作，以便本項目充分利用資料信息和更好地我省公路建設項目服務，根據有關基本建設項目檔案管理的法規，結合本項目實際，制定本實施細則。
1.2 竣工資料編制管理依據
編制公路工程竣工資料涉及到許多方面，其法規文件較多。公路工程項目的提出、立項、可行性研究、招投標、TRANBBS設計、施工、監理、驗收等各方面的資料都應該有序地編入竣工資料中，竣工資料的歸檔、移交又將涉及到檔案方面的問題。邵懷高速公路竣工資料編制的依據主要如下：
①《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》；
②《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）；
③《公路工程竣工驗收辦法》（交公路發[1995]1081號）；
④《湖南省公路工程竣工資料編制及檔案管理辦法》（2000年）；
⑤《公路工程竣工資料立卷歸檔管理辦法》（交辦發[2001]390號）；
⑥《湖南省高速公路工程竣工資料編制范本》（省高管局、省公路學會，2000年8月）；
⑦《邵懷高速公路工程竣工資料編制管理實施細則》（邵懷公司業主、總監辦，2004年）
⑧《照片檔案管理規范》（GB/T11821-89）；
⑨ 現行公路工程標準、規范、規程。
1.3 竣工資料的定義
邵懷高速公路的竣工資料是指從邵懷高速公路建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工到交工和竣工驗收的全過程中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。
1.4 編制管理總要求
工程竣工資料是邵懷高速公路建設過程中形成的原始記錄，不能隨意增加、減少和更改，必須保證各類資料的時效性、準確性、真實性、完整性、規范性、美觀，立卷時做到科學分類，組卷合理，工程的全套資料歸檔時必須完全符合檔案工作目標管理的標準，以達到查找便捷，方便利用的目的。竣工資料的編制與管理必須符合《湖南省高速公路工程竣工資料編制范本》和《湖南省公路工程竣工資料編制及檔案管理辦法》的要求。因此，對于竣工資料編制工作總的要求是在保證竣工資料的內在質量的基礎上，注重提高外在品質，并要求及時收集，及時分析，及時報送，以便指導管理和施工。所謂內在質量是指竣工資料的內容要準確、真實、完整、規范；外在品質則是指及時和美觀。具體要求如下：
1.4.1 及時，是針對竣工資料的時效性而言，在每個施工工序和管理過程中所發生的資料都應該及時收集和整理，并按要求報送審核和歸檔，為動態管理提供最快的信息和資訊。
1.4.2 準確，是指必須堅持一絲不茍的科學態度和認真負責的工作精神，嚴格按程序，嚴禁采用“回憶錄式”編寫資料，以保證資料的準確無誤，如控制的技術指標符合規范要求，數據的記錄、計算、審核準確等。
1.4.3 真實，是指堅持實事求是和求真務實的科學態度，嚴禁偽造證件，閉門造車等捏造數據來滿足試驗和檢測頻率要求，以保證數據真實可靠等。監理應重點對承包商的資料真實準確性進行審查。
1.4.4 完整，是指圖紙、資料齊全、規范、無遺漏，如停工令－整改報告－復工令等資料的閉合，試驗和檢測頻率符合規范要求等。
1.4.5 規范，是指表格填寫、文件分類、科目編排科學、合理，符合規范要求，容易查找；
1.4.6 美觀，則要求竣工資料文字清晰、幅面整潔，成品符合檔案存檔規定，適于長期保存。
2 保證體系
2.1 組織機構
本項目竣工資料收集編制管理工作，由業主和總監辦統籌TRANBBS規劃、組織協調、制定制度，成立項目竣工文件管理組，并授權管理組進行指導、監督和檢查。業主和總監辦的主管部門要加強對本項目竣工資料收集編制工作的宏觀管理，將竣工資料收集編制工作納入項目管理之中，在下達項目計劃、檢查項目進度、驗收已完工程項目時，要同時部署、檢查、驗收竣工資料及其編制管理工作。
2.2 組織管理機構的主要職責
業主、承包商、勘察設計單位、監理單位等應當明確分管竣工資料編制工作的負責人，建立與竣工資料編制工作任務相適應的管理機構，配備檔案管理人員，制定內部管理制度，建立健全竣工資料臨時檔案管理工作。
2.2.1 參加竣工資料編制的各有關單位管理工作機構的共同職責：
2.2.1.1 貫徹執行國家有關檔案工作的法律、法規和方針政策。
2.2.1.2 建立健全本單位竣工資料收集編制工作的規章制度。
2.2.1.3 統一管理本單位在本項目職責范圍內的竣工資料編制工作，并維護其完整與安全，開發利用信息資源，為本項目建設和我省公路工程建設服務。
2.2.1.4 負責對有關部門和文件材料形成者進行監督、檢查和指導。
2.2.2 業主和總監辦對竣工資料編制管理的職責：
2.2.2.1 明確竣工資料編制管理負責人，履行竣工資料編制咨詢服務協議書約定的責任，根據竣工文件管理組的建議及時發布與竣工資料收集編制管理有關的通知指令。
2.2.2.2 協調業主有關部門、設計單位、承包商、監理單位和竣工文件管理組之間的關系，為竣工資料的管理提供有利的工作條件和環境；并督促各職能部門及時履行竣工文件編制管理的相應職責：
(1) 工程部（資料室）：及時、準確、完整地收集從項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工到交工竣工驗收的全過程中形成的與業主總監辦有關的文件材料，包括提供項目的各種批文、全套施工圖設計文件、征遷資料、建設過程中下發及上報的各種文件、總監辦和業主主持的各種會議紀要、工程決算及有關資料、交工及竣工驗收全套資料、工程交接表及交接會議紀要、中心試驗室抽檢評價等資料、全套工程量清單及每個月清單累計、執行情況表、政府監督提交的各種資料、項目建設以及科研工作總結報告等。
(2) 合同部：承包商在每次計量之前必須提交上期的相關竣工資料，并得到竣工文件管理組的簽認，否則，不能辦理當期計量與支付，并協助完成各期計量的相關質檢資料的收集。
(3) 監理部：統一分項工程劃分標準，督促各監理處、承包人完成分項工程劃分；督促各監理處及時全面審查承包商上報的竣工文件，責成監理處對已簽認文件的準確性、真實性和完整性負責，及時閉合和完善監理和承包商之間的交叉資料；同竣工文件管理組一起指導和檢查質檢表格的填寫和質量評定并督促各監理處完成自己的竣工文件（監理部分）。
(4) 中心實驗室：督促各監理處和承包商擬定工地試驗計劃（包括檢驗項目和頻率等），并按時按量完成試驗計劃的實施；擬定中心實驗室的抽檢計劃，并將抽檢試驗資料報送整體歸檔；督促監理處對承包商自檢資料和監理處檢驗資料的檢查，指導和檢查試驗表格的填寫。
2.2.2.3 及時、準確、完整地收集從項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工到交工竣工驗收的全過程中形成的與業主總監辦有關的文件材料，包括提供項目的各種批文、全套施工圖設計文件、征遷資料、建設過程中下發及上報的各種文件、總監辦和業主主持的各種會議紀要、工程決算及有關資料、交工及竣工驗收全套資料、工程交接表及交接會議紀要、中心試驗室抽檢評價等資料、全套工程量清單及每個月清單累計、執行情況表、政府監督提交的各種資料、項目建設以及科研工作總結報告等。
2.2.2.4 承包商在每次計量之前必須提交當期的相關竣工資料，并得到竣工文件管理組的簽認，否則，不能辦理當期計量與支付。
2.2.3 項目竣工文件管理組對竣工資料編制管理的職責：
2.2.3.1 在業主和總監辦的領導下，對竣工資料收集編制的各方進行培訓、指導，對疑難問題進行解決，并逐步完善竣工資料收集編制體系。
2.2.3.2 對業主和總監負責，認真收集、整理、保護、編制和分析資料，按時完成協議書約定的任務并履行其責任。
2.2.3.3 對竣工資料編制工作進行統一管理和指導，及時檢查竣工資料的收集編制情況，包括資料的時效性、準確性、真實性、完整性、規范性、美觀等。審查承包商、監理單位上報的資料，及時簽認或反饋審查結果。
2.2.3.4 對業主、總監辦、監理單位、承包人和質檢部門提供的竣工資料進行整理、匯總和歸檔。工程完工，竣工資料的編制也進入尾聲。交工驗收前，對基本的竣工資料進行裝訂，接受交工驗收檢查并符合交工驗收要求，移交給邵懷高速公路檔案管理部門。
2.2.3.5 同監理部一起指導和檢查質檢表格的填寫和質量評定。
2.2.3.6 實施全過程的動態管理，為業主和總監辦決策提供依據。
2.2.4 監理單位對竣工資料編制管理的職責：
2.2.4.1 按時完成與監理工作有關的資料收集、整理、保護和編制工作，包括提交抽檢和試驗資料、質量評價資料、已審批生效的變更資料和計量支付資料、指令及反饋資料、事故處理有關資料、下發和上報各種文件及內部自身建設的有關文件和制度等、各種會議紀要、監理月報（包括本月計劃完成數、累計計劃完成數、本月實際完成數、累計實際完成數、下月計劃完成數）、索賠有關資料及處理結果資料、監理總結等。
2.2.4.2 明確竣工資料編制管理的負責人，根據竣工文件管理組的建議及時發布與竣工資料編制管理有關的通知，積極協調承包商與竣工文件管理組的關系。
2.2.4.3 及時全面審查承包商上報的竣工資料，監理必須慎重行使個人簽字權，對已簽認文件的準確性、真實性和完整性負責，及時閉合和完善監理和承包商之間的交叉資料。
2.2.5 承包商對竣工資料編制管理的職責：
2.2.5.1 承包商必須成立與竣工資料編制管理相適應的管理機構和人員，而且在整個管理過程中不允許私自更換竣工資料收集編制管理人員（竣工文件管理組要求更換除外）。
2.2.5.2 按時完成與工程施工有關的資料收集、整理、保護和報送，按規范要求自檢，提供計量附件資料（開工報告、自檢自評資料、竣工圖紙等）、計量資料、進度計劃及執行情況報告、提交變更申請、施工總結（包括階段總結和竣工總結）。
2.2.5.3 對上報的竣工資料的真實性、準確性和完整性負全責，即使得到監理、竣工文件管理組和業主的簽認，承包商仍不能免除在該方面的責任。
2.2.5.4 在每期計量前必須將監理已簽認的竣工資料報送竣工文件管理組，只有得到竣工文件管理組的簽認，才能上報業主審批當期的工程計量與支付。
2.2.6 竣工資料按“誰經辦誰負責”的原則進行。承包人和監理單位對報送的原始資料的內在質量負責，竣工文件管理組對編制質量和動態管理負責。在編制過程中，各單位有責任提供本單位在工程管理中的相關資料。
2.3 竣工資料收集編制管理人員的要求
為了使本項目竣工資料收集編制管理達到規范化、標準化、科學化的要求，確保竣工資料的時效性、準確性、真實性、完整性、規范性、美觀，各相關單位應該把竣工資料的形成積累納入工程建設計劃，納入工作程序，納入有關部門和工程技術人員的崗位職責。各單位要建立與任務相適應的工作機構，配備專(兼)職人員，且保持穩定，以保證工作順利進行。竣工資料收集編制工作專、兼職人員應當忠于職守，遵守紀律，具有專業技術技能，并具備對資料的收集、整理、保護和分析的能力。對在竣工資料的收集、整理、保護和分析等方面成績顯著的單位或者個人應給予獎勵。竣工資料編制管理單位和相關人員要嚴格履行職責，對失職的單位和人員要依法嚴肅處理，擅自損毀、丟失有保存價值的竣工資料，要追究有關單位和當事人的責任。
2.4 人員培訓
承包商和監理單位全部進場到位后，竣工文件管理組要求各單位明確竣工資料收集編制負責人，并將名單報送竣工文件管理組，竣工文件管理組將本細則和有關資料分發給所有負責人，然后委派專職人員主持檔案管理與竣工文件編制培訓，培訓的對象為竣工資料收集編制工作的相關人員，培訓的主要內容為：
2.4.1 竣工資料收集編制的依據及其部分內容。
2.4.2 竣工資料收集編制的程序、要求和注意事項。
2.4.3 竣工資料收集編制的分工和職責。
2.5 竣工資料管理工作程序
2.5.1 竣工資料的編制程序因各個參與單位的工作性質不一致，資料報送周期也不一樣，詳見如下框圖。
2.5.2 承包人是以計量期數為報送周期，其流程為：承包人專項技術人員資料收集→現場監理審核簽字→承包人資料整理匯總→每期計量前報送監理處審核匯總（審核合格）→工作組審核（審核合格）→竣工文件管理組核簽（審核合格）→業主總監辦簽準計量支付。報送時間與每期計量的報送時間同步，報送的竣工資料為上期計量的相關資料，以確保資料的完整性。
2.5.3 監理處以單位工程為報送周期，其流程為：監理資料收集（包括實驗室、專業工程師、監理組、監理處的所有工程監理資料）→監理處資料匯總→竣工文件管理組審核歸檔。
2.5.4 公司和總監辦在合適時間內報送資料，其流程為：業主資料收集（中心實驗室、各職能部門、工作組的相關工程資料）→工程部資料室審核資料匯總→竣工文件編制管理組復核歸檔。
3 竣工資料內容框架及分工
3.1 竣工資料內容框架
竣工資料內容分為綜合文件，竣工決算，竣工圖表，設計、施工文件，工程監理文件五個部分32冊48分冊。具體內容詳見下表。
3.2 竣工資料收集編制分工
具體分工詳見下表：
公路工程竣工資料收集編制內容及分工一覽表
編 制 內 容
收集提交負責單位
審查或抽查
編制管理
第一部分 綜合文件
竣工文件管理組
第一冊 竣工驗收文件
初設批復機關
第二冊 工程總結
一、施工總結
承包商
監理、業主審查
二、監理總結
監理單位
業主審查
三、設計總結
設計單位
四、建設管理總結
業主
五、質量監督工作總結
質監單位
第三冊 征地拆遷資料
業主
第四冊 上級批準文件及有關指示
業主
第五冊 建設項目承發包合同、協議文件
業主
第六冊 工程交接及有關資料
業主
第二部分 竣工決算
竣工文件管理組
第一冊 竣工決算報告
業主
第二冊 橋梁、互通工程決算表
承包商、監理
第三部分 竣工圖表
承包商
監理、業主審查
竣工文件管理組
第一冊 路線平面、縱斷面竣工圖表
第二冊 路基竣工圖表
一分冊 路基橫斷面竣工圖
二分冊 路基土石方竣工圖表
三分冊 排水工程竣工圖表
四分冊 小橋、渡槽竣工圖表
五分冊 涵洞、通道竣工圖表
六分冊 防護工程竣工圖表
七分冊 大型擋土墻竣工圖表
第三冊 路面竣工圖表
第四冊 大橋、中橋竣工圖表
第五冊 立交工程竣工圖表
一分冊 互通式立交竣工圖表
二分冊 分離式立交竣工圖表
三分冊 平面交叉工程竣工圖表
第六冊 接線工程竣工圖表
第七冊 隧道工程竣工圖表
第八冊 交通工程竣工圖表
一分冊 標志標線竣工圖表
二分冊 護欄、隔離柵（墻）防眩板竣工圖表
三分冊 通訊系統竣工圖表
四分冊 照明設施竣工圖表
五分冊 環保、綠化工程竣工圖表
六分冊 收費系統竣工圖表
七分冊 服務系統房屋建筑竣工圖表
第四部分 設計、施工文件
竣工文件管理組
第一冊 技術設計文件
一分冊 技術設計綜合文件
設計單位
二分冊 變更文件
監理單位、業主
第二冊 工程質量文件
承包商
監理業主審查
一分冊 合同段工程質量文件
二分冊 路基工程質量文件
三分冊 路面工程質量文件
四分冊 橋梁工程質量文件
五分冊 立交工程質量文件
六分冊 隧道工程質量文件
七分冊 交通安全設施質量文件
第三冊 施工綜合文件
承包商
第四冊 路基工程
承包商
一分冊 土石方工程
二分冊 排水工程
三分冊 小橋、渡槽工程
四分冊 涵洞、通道工程
五分冊 防護工程
六分冊 大型擋土墻
第五冊 路面工程
承包商
第六冊 大、中橋梁工程
承包商
第七冊 立交工程
承包商
一分冊 互通式立交
二分冊 分離式立交
第八冊 隧道工程
承包商
第九冊 交通工程
承包商
一分冊 標志標線
二分冊 護欄、隔離墻、隔離柵、防眩板
三分冊 通訊系統
四分冊 照明設施
五分冊 環保、綠化工程
六分冊 收費系統
七分冊 服務系統及房屋建筑
第十冊 進度控制文件
承包商、監理單位
第十一冊 投資控制文件
業主
第十二冊 施工原始記錄
承包商、監理單位
第五部分 工程監理文件
監理單位
竣工文件管理組
第一冊 綜合管理文件
一分冊 監理情況
二分冊 與業主往來文件
三分冊 監理處下發文件與階段性工作總結
四分冊 監理處會議紀要
五分冊 監理處書面指令及回復
六分冊 工程質量事故處理資料
七分冊 工程質量評定資料
第二冊 監理抽查的試驗檢測記錄和報告
第三冊 監理抽查檢驗匯總表
第四冊 計量支付文件
4 準備工作
4.1 人員配備及素質要求
4.1.1 業主和總監辦應設置專職或兼職人員管理工程竣工資料的工作，組建竣工文件管理組，并授權其行使竣工資料編制管理的前期工作權利。
4.1.2 駐地監理處應設置專職或兼職人員，負責收集和報送監理處的竣工資料，并及時審核承包商的報送資料。
4.1.3 承包人設置專職或兼職人員管理本單位工程竣工資料的收集和報送工作。
4.1.4 上述專職或兼職人員不僅具備公路工程專業技術知識，而且熟悉工程管理及竣工資料編制的依據和要求。
4.1.5 監理部應在第一次報送時間內向管理組報送完整詳細的承包商和監理處的竣工文件編制負責人名單及聯系方式。
4.2 單位、分部、分項工程的劃分
工程開工之前應按《公路工程質量檢驗評定標準》（JTJ071-98）的要求進行單位、分部、分項工程的劃分，為竣工資料的編制做好準備工作。由監理處與承包人協商劃分，劃分體系應保持一致，報總監辦審批。經總監批準的工程劃分方案最終作為施工單位、監理單位、質監部門進行工程質量評分的依據。監理部應在第一次報送資料時向管理組報送完整全套的單位、分部、分項工程劃分表。
4.3 建立計量臺賬
監理處和承包商分別組織專業工程師和工程技術人員在審查設計的基礎上建立計量臺帳，當計量臺帳數量與工程量清單細目數量不符時，應通過糾錯、變更、修改清單數量，使兩者的工程量一致，修改后的工程量清單將作為基數來實施變更控制，合同部應在第一次報送資料時向管理組報送完整全套計量臺賬。
4.4 擬定計劃
4.4.1 擬定試驗計劃
根據工程量分解、計量臺賬和規范要求的公路工程試驗、檢驗頻率要求，分別擬定承包商試驗和自檢計劃、監理處試驗和抽檢計劃、中心試驗室試驗和抽檢計劃。承包商將計劃報送監理和中心試驗室審核，合格后由中心試驗室匯總并報送竣工文件管理組；監理單位將計劃報送中心試驗室審核，合格后由中心試驗室匯總報送竣工文件管理組；中心試驗室將抽檢計劃直接匯總報送竣工文件管理組。竣工文件管理組以此計劃來控制各部門的試驗和檢驗頻率是否符合規范要求，便于對工程質量的動態管理分析，以滿足竣工資料編制的完整性。
4.4.2 擬定進度計劃
承包商應擬定項目總體計劃、本年度計劃、季度計劃、月計劃，并得到監理、總監辦和業主的審批，同意后經合同部匯總統一報送竣工文件管理組；業主及總監辦對整個項目的總體計劃、本年度計劃，以及為各監理處和承包商下達的季度和月計劃，也應由工程部匯總報送管理組，以便于竣工文件管理組對進度的動態管理分析。
4.4.3 擬定投資計劃
承包商應擬定項目投資完成的總體計劃、本年度計劃、季度計劃、月計劃，并得到監理、總監辦和業主的審批，同意后經工程部匯總統一報送竣工文件管理組；業主及總監辦對整個項目完成投資的總體計劃、年度計劃，以及為各監理處和承包商下達的季度和月投資計劃，也應由工程部匯總報送管理組，以便于竣工文件管理組對投資的動態管理進行分析。
4.5 第一次報送資料內容：
4.5.1 第一次應報送包括4.1（監理部）、4.2（監理部）、4.3（合同部）、4.4（其中4.4.1為中心試驗室、4.4.2和4.4.3工程部）的所有資料。
4.5.2 承包商已計量支付工程的所有質量文件，包括試驗和檢測資料等。
4.5.3 本次計量支付所涉及的質量文件以及下個月的進度計劃、完成投資計劃。
4.5.4 業主和總監辦應完成前期文件的臨時歸卷工作（工程部資料室），這些前期文件包括從立項、可行性研究、招投標、征地拆遷資料、上級批準文件及有關指標（含工可、預可）、承發包合同或協議等文件，并視情況送竣工文件管理組。
4.5.5 業主和總監辦應將本項目所有承包商、監理單位的完整名稱，所轄工程內容、里程樁號、合同號等具體情況由監理部匯總報送竣工文件管理組。
5 竣工資料收集編制的具體要求
5.1 格式要求
按照竣工資料編制的依據要求，編制歸檔的文件材料除應遵循總要求外，還必須符合并達到歸檔要求。為此按照案卷構成一般要求，所有邵懷高速公路工程竣工資料必須是原件（特殊文件除外），歸檔文件材料，必須書寫工整，字跡、線條清晰耐久，表格統一規范（文字、表格A4，圖紙A3），禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等易褪色的書寫工具書寫。
5.1.1 尺寸要求：竣工資料采用A3、A4兩種尺寸，圖紙允許加長，但不準加寬，如橋梁布置圖可以加長粘貼，但不能加寬。
5.1.2 裝訂預留位置要求：“豎頁紙”左方為裝訂線，“橫頁紙”上方為裝訂線；注意不得倒裝，裝訂預留尺寸一般以2.5公分為宜。
5.1.3 組冊要求：每冊文件應依次有封面、扉頁、總目錄、本冊目錄、本分冊目錄、備考表及封底。工程竣工資料歸檔、分類、組卷、編目、卷皮規格及其制作材料的質量應符合要求。組卷要遵循科技文件材料的形成規律，保持案卷內科技文件材料的系統聯系，并便于檔案利用和保管。組卷后的科技文件材料一律采用軟卷皮裝訂成冊硬卷合包裝，省局統一制作硬卷盒。
5.1.4 立卷厚度及編號：工程文件材料立卷厚度應小于3公分（200張），立卷時要標明頁號，正面標在右上角，背面標在左上角，空白頁不標頁號。托裱時，頁號標在文件上。
5.1.5 版本要求
5.1.5.1 凡合同、協議、簽證、啟動驗收交接書等文件均應為正本歸檔，不得用副本或復印件歸檔。
5.1.5.2 施工技術記錄、工程簽證單、事故記錄、試驗單、設計變更單等表式和數據均應用合格的書寫材料書寫并要求原件歸檔。
5.1.5.3 措施、方案、會議記錄和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色打印件以保證字跡耐久性。
5.1.5.4 主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件歸檔，不能用復印件。
5.1.5.5 如特殊要求,需保留原件時且具備專業檔案館保存條件,可向歸檔部門報復印件,但要在復印件上注明原件保留單位并加蓋公章。
5.1.5.6 施工記錄表式應符合部頒的有關規定。
5.1.5.7 重大質量事故處理、重要設備缺陷處理、重要會議除文字材料，要求盡量收集聲像材料，永久存放、歸檔。
5.1.5.8 原始資料報送竣工文件管理組，承包商與監理留一份復印件；報送一份監理審查認可的竣工圖以及電子版資料一份，若質量評定為計算機自動評定，則同樣報送一份原始資料和一份電子版資料；即最后由竣工文件管理組編制成的整套竣工資料為原始資料和必要的電子光盤資料。
5.1.6 筆跡要求
5.1.6.1 所有的簽名都應該是本人簽名或授權代簽名，但代簽名必須是代理人的本人名字，不允許代替別人簽名；必須按要求在表格中的簽名，不允許出現一人完成所有簽字，如計算與復核不能是同一個人簽名等情況，以此類推。
5.1.6.2 所有資料中的各方人員必須手簽全名，不能以蓋章或復印代替手簽名。
5.1.6.3 原始記錄資料不得隨意更改，如測量資料、試驗資料、檢測資料等，如果必須更改的話，應在旁邊簽名。
5.2 竣工資料的收集提供
凡是反映與公路工程有關的重要活動、具有查考利用價值的各種載體形式的文件材料，都應收集齊全，歸入竣工資料成套檔案。
5.2.1 竣工資料按下列分工收集和提供：
5.2.1.1 本項目從立項、項目準備階段、建設階段、工程交工、竣工驗收階段形成的上級來文、批文及業主總監辦的管理性文件材料，由工程部資料室負責收集匯總提供。
5.2.1.2 本項目的勘察設計文件由勘察設計單位負責收集提供。
5.2.1.3 本項目在施工階段形成的與承包商有關的文件材料，由各承包商負責其全部文件的收集；若有分包商，則先有分包商收集，然后由承包商進行匯總，并負責對分包單位的文件材料進行審核把關。
5.2.1.4 本項目工程監理文件由監理單位負責收集提供。
5.2.2 公路工程文件材料必須按文件材料形成的先后順序或公路工程建設項目完成進展情況，及時收集。
5.3 竣工資料的報送
5.3.1 承包商資料報送要求：
5.3.1.1 施工過程中與本項目承包商相關的所有往來文件、填報的各種工程管理表格、記錄、工程資料等，作為竣工資料的一部分，及時的收集并臨時成冊。
5.3.1.2 工程施工資料（質量文件、試驗檢測報告、檢查記錄、進度控制文件、投資控制文件、施工原始記錄）應隨同下一期的計量支付文件報送監理處審查，并填寫《竣工資料審查申請表》，監理處審查合格后報送竣工文件管理組，竣工文件管理組審查合格后方可進行當期計量。
5.3.1.3 工程竣工圖應報送一份監理審查合格的圖紙和一份電子版資料，竣工圖報送應堅持宜早不宜遲的原則，盡可能早地繪制和報送，同時根據工程大小的不同提出不同的報送時間要求：
（1）（特）大橋梁工程的竣工圖按基礎工程、下部工程、上部工程及橋梁防護工程四部分報送，報送時間為各部分的最后一次計量；中、小橋和通涵構造物的竣工圖報送時間均為該結構物最后一次計量。
（2）路基工程、路面工程、隧道工程、交通安全工程、綠化工程的竣工圖報送時間均為該主體工程最后一次計量。
（3）互通工程應分為結構物和路基路面兩部分分別報送，其中結構物按（1）要求報送，其余在該互通工程的最后一次計量時報送。
5.3.2 監理資料報送要求：監理處資料報送以單位工程為報送單元，當承包商完成某一單位工程計量支付后，監理處應盡快將該單位工程報送竣工文件管理組。
5.3.3 業主和總監辦資料報送要求：報送周期為六個月，所有相關資料均由工程部匯總統一報送竣工文件管理組歸檔。
5.3.4 承包商、監理、竣工文件管理組、業主、總監辦必須建立嚴格的文件簽發制度，對任何來往文件都要有詳細的記錄，以方便資料管理，防止資料丟失，保證資料的完整性和安全性。
5.4 竣工資料的整理
5.4.1 公路工程竣工資料由竣工文件管理組代表建設單位組織勘察設計、承包商、監理等單位，根據《湖南省高速公路工程竣工資料編制范本》和《湖南省公路工程竣工資料編制及檔案管理辦法》所確定的竣工資料編制的具體分工和要求，分別整理組卷。
5.4.2 公路工程竣工資料歸檔前，均需按要求由文件材料形成單位臨時組卷后，再由竣工文件管理組分別進行整理組卷。組卷應遵循公路工程文件材料的自然形成規律和成套性的原則，分類科學，便于查找利用。
5.4.2.1 公路工程征地拆遷文件、招標文件、投標文件及評標文件、承包合同、合同談判和工程交、竣工驗收階段形成的竣工驗收文件、工程決算等有關文件材料應分別由業主臨時匯總，竣工文件管理組根據文件材料形成的階段、性質、內容分類整理組卷。
5.4.2.2 公路工程設計文件材料包括地質勘察資料、初步設計、方案設計、技術設計、總體規劃設計、工程概預算、施工圖設計等由設計單位臨時匯總，竣工文件管理組按項目、階段、專業、單位工程、分部工程、分項工程分別整理組卷。
5.4.2.3 公路工程施工階段形成的施工文件材料由施工單位負責臨時組卷。各項施工原始記錄、監理工作記錄按路線進行方向，結合單位工程（含分部、分項）及不同專業，分別整理臨時組卷，其中包括開工報告、施工組織設計、施工計劃、施工日志及中間驗收等，最后由信息組按各合同段的分別集中組卷。
5.4.2.4 公路工程監理工作形成的監理文件材料包括監理通知、開（停、復）工令、備忘錄、有關會議紀要、施工質量檢驗分析、合同管理文件、計劃進度管理文件、工程質量控制文件、工程技術管理文件、工程計量與支付文件、與總監及業主的來往函等由監理單位按階段、問題分類整理臨時組卷，最后由信息組按監理處為單位分別集中組卷。
5.4.3 卷內文件材料按以下要求進行排列：
5.4.3.1 管理性文件按建設程序、問題、時間或重要程度排列，分別放在規定的文件中。
5.4.3.2 設備文件按依據性材料、設備開箱驗收、隨機文字材料、設備安裝調試和運行維修材料等順序排列。
5.4.3.3 工程前期及竣工驗收文件材料，按先批復后請示，先正文后附件，先文字材料后附圖組卷。
5.4.3.4 工程設計文件材料，按設計程序組卷。
5.4.3.5 施工技術文件材料，按單體組卷，其中設計變更的依據性文件材料，按項目或單體集中組卷，竣工圖按里程、圖號排列。
5.4.3.6 監理文件材料，按監理程序組卷。
5.4.4 竣工圖的編制
竣工圖的繪制和臨時成冊由承包商完成，應做到文、圖、物三者相符，即工程全部技術文件及竣工圖真實、準確地反映本項目工程實況。
5.4.4.1 竣工圖的編制形式
本項目要求承包商重新繪制竣工圖，同時制作一份電子版竣工圖。
5.4.4.2 竣工圖的簽證
竣工圖的圖簽欄中必須有原設計單位名稱的簽證，技術負責人、監理人員必須在審核后簽字。
5.4.4.3 竣工圖均按A3號紙（420mm*297mm）大小裝訂，對某些大的或結構復雜的結構物圖紙，應先繪制A1號圖紙，然后再縮小到A3圖紙上；對于超長的橋梁布置圖等可以加長粘貼。
5.4.5 聲像檔案的編制
建設工程聲像檔案，是竣工檔案的重要組成部分，是反映建設工程現場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構）筑物的照片和錄像檔案。聲像檔案由各相關單位收集和臨時成冊，最后由竣工文件管理組組卷。
5.4.5.1 工程聲像檔案歸檔內容包括如下：
（1）原址、原貌、原重要地物、紀念物的照片、錄像。
（2）地基及基礎錄像：建（構）筑物基礎類型及施工技術工藝制作的照片、錄像；建（構）筑物的位移、沉降、變形及處理的照片、錄像。
（3）主體工程施工：項目某些工程的設計模型照片；施工現場整體工程施工情況照片、錄像；隱蔽工程的工藝制作及處理照片；鋼筋制作工程的鋼筋布局，型號及節點焊接等照片；反映重點工程的結構布局，混凝土灌注質量等照片；管道及設備工程、安裝工程的管溝類型。
（4）工程施工組織及工程質量：工程開、竣工儀式形成的各種照片、錄像；工程施工中主要的質量檢查、驗收的照片、錄像。
（5）工程建設過程中有關慶典和重要領導的現場指導照片、錄像等。
5.4.5.2 工程照片質量要求圖像清晰，對同一拍攝對象能提供不同角度（階段）的照片。
5.4.5.3 工程照片應包括底片和文字說明。
5.4.5.4 工程照片文字說明內容包括拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。
5.4.5.5 工程錄像檔案質量要求圖像清晰，解說正確。
5.4.5.6 工程錄像檔案規格為專業帶。
5.4.5.7 工程錄像檔案帶盒上應標有簡要說明，內容包括工程名稱、錄制人、審核人及批準人。
5.4.6 案卷應由案卷封面和卷脊、卷內文件目錄、卷內文件及備考表組成，具體格式詳見《范本》。
5.4.6.1案卷封面由下列項目組成：
（1） 案卷題名，應包括公路工程建設項目的名稱、起訖里程、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱，如屬橋梁、隧道等工程項目，還應同時標明結構、部位的名稱，案卷題名應能準確反映出案卷的基本內容。
（2） 編制單位，是指案卷形成單位；
（3） 編制日期，是指案卷形成日期；
（4） 保管期限，填寫其劃定的保管期限；
（5） 密級，依據保密規定填寫；
（6） 檔號，填寫檔案分類號和案卷順序號。
5.4.6.2 卷脊需填寫案卷題名和檔號。
5.4.6.3 卷內文件目錄由下列項目組成：
（1） 順序號，填寫文件排列的順序號，用阿拉伯數字從1起依次標注；
（2） 文件編號或圖樣圖號，填寫文件材料的原始編號或圖號；
（3） 責任者，填寫文件材料的直接形成部門或主要責任者，可采取通用的標準簡稱；
（4） 文件題名，應填寫文件材料標題的全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內容，應自擬標題；
（5） 日期，是指文件材料的形成日期；
（6） 頁次，填寫每份文件首頁上標注的頁號，最終件注起止號。頁號的編號方法是在有文字和圖樣材料正面的右下角、反面的左下角填寫頁號。如所歸檔文件屬符合檔案保管要求的成本成冊的材料，已編有頁號的只需在卷內文件目錄頁次中填寫冊數。
5.4.6.4 卷內目錄排列在卷內文件材料的首頁之前。
5.4.6.5 備考表排列在卷內文件材料的尾頁之后。其內容應標明卷內文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。
5.4.6.6 案卷的編制單位應當按照工程進展的順序，對案卷進行系統排列，并用鉛筆在封面和卷脊編寫案卷流水號，根據有關保管期限的規定，將組成的案卷劃分為永久、長期、短期三種保管期限，并依據交通部有關保密規定，標明案卷密級。
6 動態管理及信息應用
竣工文件管理組根據已完工的工程和報送的竣工資料，編寫項目進度、質量、投資和合同管理狀態的分析報告，及時總結經驗，指出存在的問題和由此可能導致的不良結果，為業主的項目管理提供及時工程信息和管理依據，以便及時做出決策。竣工文件管理組遞交分析報告的形式采用定期報告和不定期報告，在工程建設的正常階段采用定期報告，當工程建設出現異常時，根據需要及時向業主遞交針對性較強的報告，以保證業主及時準確的掌握工程建設的適時狀況，為業主的決策判斷提供可靠的依據。
（1）工程進度匯總與分析：按各個合同段、各分項工程統計工程進度，階段性地與計劃比較，編制分析報告，為業主提供進度控制參考。
（2）工程投資匯總與分析：對各個合同段的工程投資進行季度或半年、或者工期的階段性匯總，并與計劃比較，編制分析報告，為業主提供投資控制參考。
（3）工程質量匯總與分析：對工程質量情況進行匯總，歸納問題，總結經驗，編制分析總結報告，為業主提供質量控制參考。
（4）合同管理匯總與分析：對合同管理信息特別是工程變更進行匯總，編制分析總結報告，為業主提供合同管理參考。
7 竣工資料編制管理的監督和檢查
項目竣工文件管理組在業主和總監辦的領導下，以《湖南省高速公路工程竣工資料編制范本》、《湖南省公路工程竣工資料編制及檔案管理辦法》等法規以及《邵懷高速公路工程竣工資料編制管理實施細則》為依據，對竣工資料編制工作進行管理和指導；對《范本》內容不斷充實，如增加表格等；對竣工資料的編制進行檢查，包括資料的及時、準確、真實、完整、規范、美觀等；對竣工資料進行整理、匯總和歸檔。
7.1 竣工資料形成過程中的管理
本項目竣工資料的編制管理模式是各分管單位負責各自的工程資料收集并報送竣工文件管理組，其中承包商的資料還應先報送監理處審查，再按本辦法規定報送竣工文件管理組整理匯編成冊，采用控制計量支付的手段來規范竣工資料編制管理。
7.2 竣工資料檢查的內容
竣工文件收集編制單位部門和竣工文件管理組對竣工資料的準確性、真實性、完整性、規范性及美觀進行檢查，檢查內容主要包括：
7.2.1 承包人和監理單位資料完整性
7.2.2 測試資料的真實性
7.2.3 填表、書寫是否符合要求；
7.2.4 計算公式及計算結果是否正確；
7.2.5 引用規范或標準是否正確，以及對規范或標準的理解是否正確；
7.2.6 竣工圖框是否符合《范本》的要求，繪圖是否符合標準，竣工圖中是否有標注錯誤或計算錯誤等；
7.2.7 分類整理是否正確；
7.2.8 分項、分部、單位工程的劃分是否是總監已批準的劃分；
7.2.9 各參建單位的交叉資料是否封閉完善。
7.3 竣工文件質量控制方法
竣工文件管理組與業主總監辦配合，以控制計量支付等手段，對竣工資料收集、臨時成冊、審查、報送、簽認進行全過程的監督控制，特別是控制承包商竣工資料的時效性和完整性。
8 竣工資料的驗收和移交
8.1 本項目在竣工驗收前，由業主、總監辦和竣工文件管理組組織檢查竣工資料的質量，再由本項目主管部門驗收。
8.2 根據《公路工程竣工驗收辦法》（交公路發[1995]1081號）、《湖南省公路531265管理辦法》（交辦發[2001]390號）、《湖南省高速公路工程竣工資料編制范本》（省高管局、省公路學會，2000年8月） 等有關規定，除竣工文件管理組平時進行檢查驗收外，在工程竣工結束后還要進行整體驗收。
8.3 竣工資料通過驗收后，按有關規定移交給檔案管理部門。
9 附 則
9.1 本實施細則適用于本項目所有參建單位（業主、設計、承包商、監理）和所有工程，包括公路土建工程、房建工程、交通安全工程、綠化環保工程等。
9.2 本實施細則由邵懷高速公路開發有限公司、總監辦負責解釋。
9.3 本實施細則自發布之日起施行。
竣工資料審查申請表
承包人填寫欄
現報送以下資料，請審查：
經手人： 時間：
監理處填寫欄
【 】資料符合要求，同意計量。
【 】暫不計量，資料存在下列問題：
審查人： 時間：
竣工文件管理組填寫欄
【 】資料符合要求，同意計量。
【 】暫不計量，資料存在下列問題：
審查人： 時間：